PENTINGNYA MANAJEMEN ORGANISASI DI KPU KOTA PEKALONGAN

PENTINGNYA MANAJEMEN ORGANISASI DI KPU KOTA PEKALONGAN

Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan dengan sendirian, jadi dengan bekerja sama, individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjakan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk yaitu :

   1.organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan atau badan usaha yang menyediakan produk      barang atau jasa (baik perusahaan/badan usaha besar maupun kecil);

   2.organisasi nirlaba atau perusahaan atau badan/kantor yang tidak berorientasi laba seperti yayasan,  museum, kantor pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.

Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.

 Dalam semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Manajemen merupakan suatu sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat /sarana yang tersedia semaksimal mungkin, jadi manajemen merupakan suatu kegiatan pokok yang harus dilakukan oleh seorang pimpinan karenan dioa menjabat sebagai manajer untuk mengolah input menjadi output melalui proses manajemen.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1.  Mencapai tujuan, karena dengan manajemen dapat mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2.  Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dengan manajemen yang baik dapat menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti karyawan, masyarakat, dinas/instansi lain dan lain-lain.

3.   Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).

Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan.

Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai.

Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya, atau dengan pengeluaran yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.

Kantor KPU Kota Pekalongan

Sebagai ilustrasi misalnya telah terjadi kegagalan oleh Manajer dalam memantau salah satu kegiatan yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai contoh KPU Kota Pekalongan untuk mengecek hasil distribusi logistik Pemilu dari kantor KPU Kota Pekalongan Ke PPK se Kota Pekalongan dengan melakukan 5 panggilan telepon dari divisi yang berbeda/terpisah ke PPK se Kota Pekalongan. Hal ini jelas kurang efisien. Jalan keluar yang terbaik adalah divisi Logistik menelpon atau menanyakan langsung siapa petugas yang bertangung jawab atas pengiriman atau distribusi Logistik Pemilu tersebut ke PPK se Kota Pekalongan. Akan tetapi efisiensi saja tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu, selain peduli dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk mencapai hasil yang efektif. Sebagai contoh atau ilustrasi saja, selama bertahun-tahun kantor KPU Kota Pekalongan mengalami / merasakan adanya kekurangan pegawai dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, walaupun dalam distribusi pekerjaan terhadap staf atau karyawan sudah dilaksanakan secara efisien. Kemudian kantor KPU Kota Pekalongan melakukan inovasi baru dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi dengan memanfaatkan Web Site, Media Sosial yang ada sesuai perkembangan dan kemajuan jaman. Setelah itu KPU Kota Pekalongan mulai merasakan manfaat dan efisiensi dalam menggunakan tebnaga/staf/karyawan yang ada karena telah dibantu dengan adanya teknologi informasi, contohnya dalam hal pelaksanaan sosialisasi kegiatan tahapan penyelenggaraan dalam Pemilu, kemudian kegiatan lain sebagai inovasi yang dilaksanakan yaitu adanya SMS Gateaway dan SMS Broadcase, inovasi ini dilaksanakan dalam rangka pengecekan daftar pemilih oleh masyarakat dengan memanfaatkan teknologi yang ada. SMS Respone dan Broadcast merupakan sebuah sistem informasi yang memberikan informasi kepada masyarakat perihal kepesertaan masyarakat didalam pemilu. Sistem ini menampung data base yang disediakan oleh pengelola KPU dan kemudian memproses permintaan data dari masyarakat dengan memanfaatkan media SMS    ( Short Message Service )

Dengan sistem ini masyarakat dengan mudah mengetahui apakah dirinya sudah terdaftar dalam daftar pemilih di KPU atau belum. Sistem berjalan dengan inisiasi dari pihak masyarakat berberan aktif dengan cara mengirimkan SMS dengan format tertentu ke Nomor SMS yang disediakan oleg KPU. Ini menunjukkan bahwa Kantor KPU Kota Pekalongan berusaha untuk efektivitas, yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.

Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan baik sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen. Sehingga dalam upaya meningkatkan kinerja sebagaimana yang diharapkan dan dicita-citakan organisasi sangat diperlukan adanya manajemen.

Manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam kantor meliputi sumber daya manusia, sumber keuangan, mesin-mesin/peralatan, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.

 Berdasarkan uraian di atas dapat saya katakan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang manajer untuk merencanakan, semakin besar keberhasilan yang diperoleh kantor mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan fungsi manajemen.

 Fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :

1.    Perencanaan (planning).

Yaitu proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan. 

2.    Pengorganisasian (organizing).

Adalah proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa. 

3.    Memimpin (leading)

Yaitu proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi. 

4.    Pengendalian (controlling).

Adalah proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Sesuai perkembangan jaman dan kebutuhan organisasi, sebagai seorang manajer perlu melakukan kreasi dan inovasi dalam mengorganisasikan dan memimpin kantor/organisasinya. Kreasi dan inovasi ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin tim atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya, maksudnya adalah sebagi berikut :

a. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan.

b.   Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah kondisi global yang terus berkembang seperti saat ini.

c.    Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisasikan SDM, tugas, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi).

d.   Keempat, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan staf/karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah tugas/project bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dedikasinya terhadap tugas dan pekerjaan.

Sehubungan dengan beberapa hal yang telah diuraiakan di atas, maka seorang manajer sangat diperlukan mempunyai keterampilan sebagai bekal untuk mengarahkan, mengorganisasikan, memimpin, mendorong, memotivasi dan melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dan sebagai keterampilan tambahan yang sangat dibutuhkan sebagi seorang manajer maka kini adalah keterampilan Teknomoli Informasi.

Kemampuan manajerial sebagi suatu keterampilan personal yang dapat membantu tercapainya kinerja yang maksimal dalam mencapai kjeberhasilan yang diinginkan, sehingga diperlukan beberapa kompetensi personal untuk dapat mencapai kinerja maksimal dan keberhasilan yang dicita-citakan yaitu :

1.    Leadership, yaitu kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.

2.    Self objectivity, yaitu kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.

3.  Analiytic thinking, yaitu kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.

4.    Behavioral flexibility, yaitu kemampuan untuk menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.

5.  Oral Communication, yaitu kemampuan untuk dapat mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.

6.    Written Communication, yaitu kemampuan untuk mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.

7.  Personal Impact, yaitu kemampuan untuk dapat menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.

8.  Resistances to stress, yaitu kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.

9.  Tolerance for uncertainty, yaitu kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.